Tobias Mitter

GIZ: Wie ein Intranet beim Zusammenwachsen hilft

Tobias Mitter am 04. Mai 2012   Jetzt kommentieren




Bei der deutschen Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) arbeiten mehr als 17.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weltweit an nachhaltigen Entwicklungsprojekten. Dabei ist die GIZ selbst kaum mehr als ein Jahr alt: Sie wurde im Januar 2011 aus der Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ), dem deutschen Entwicklungsdienst (DED) und der Gesellschaft für internationale Weiterbildung und Entwicklung (Inwent) gebildet. Kann ein Intranet bei einer solchen organisatorischen Großaufgabe helfen? Mein erstes Fazit nach drei Monaten lautet eindeutig “ja”.

Plattform für die neue Unternehmenskultur

Als wir gemeinsam die Arbeit am neuen Intranet begannen war allen Beteiligten bewusst, dass es schnell eine gemeinsame interne Plattform für das neue Unternehmen geben muss. Trotz des Zeitdrucks hatte das Projektteam der GIZ bereits die Chancen digitaler Zusammenarbeit durch Vernetzung und eine moderne Arbeitsumgebung von Anfang an vor Augen. Herausforderung und Chance lagen dabei auch hier nah beieinander: Die Mitarbeiter der ehemals drei Unternehmen sollten in kurzer Zeit eine neue gemeinsame Kultur schaffen. Die erste Frage war für mich daher wie wir die Mitarbeiter mit ihren unterschiedlichen Erfahrungen digital so zusammenbringen können, dass alle in der neuen Organisation davon profitieren.

Experten finden

Bei der großen Anzahl an Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten fällt es schon in normalen Unternehmen schwer, den Experten zu finden, der einem bei einer Fragestellung oder Aufgabe helfen kann. In einem gerade zusammengeführten Unternehmen ist dies nochmal schwerer. Die Lösung war den Zugang zu Mitarbeitern direkt nach vorne zu bringen, damit die Menschen in der GIZ über Suchen und Listen miteinander in Kontakt kommen. Statt nur im Kreis der bekannten Mitarbeiter herum zu fragen, erlauben es so Profile aller Mitarbeiter, die Projekterfahrungen und Fähigkeiten zu recherchieren. Und da sich die Expertise der Mitarbeiter ständig weiterentwickelt kann jeder sein eigenes Profil selbst erweitern.  

Wir sind das Intranet

Jeder Mitarbeiter kann sich im Intranet einbringen und im gemeinsamen Dialog die GIZ voranbringen; einige Beispiele:

  • Termine können von jedem Mitarbeiter in seinem Bereich selbst ins Intranet eingestellt werden - dies wird viele Emails innerhalb der GIZ überflüssig machen.
  • Abteilungsnews fördern das Teilen von Best Practices innerhalb des Unternehmens: Jeder Mitarbeiter darf diese innerhalb seiner Abteilung oder wahlweise für das gesamte Unternehmen veröffentlichen.
  • Kommentare erlauben auf allen Seiten die weitere Diskussion und den Austausch zu dem beschriebenen Thema (die Möglichkeit einer privaten Email-Nachricht an den Autor gibt es weiterhin)

Dass wir mit der GIZ hier die richtigen Wege beschritten haben zeigt sich in der guten Akzeptanz durch alle Nutzer im Alltag - zahlreiche Präsenzveranstaltungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben dabei geholfen. Es gibt noch viele weitere Maßnahmen, die ihren Anteil am Erfolg des Intranets haben und für die der Platz nicht ausreicht. Ein Auszug:

  • Mobiler Zugang ist bei einem weltweit tätigen Unternehmen erfolgskritisch: Alle Funktionen und Inhalte des Intranets können über eine angepasste Mobilvariante unterwegs abgerufen werden. 
  • Intelligente Feeds helfen gegen die Informationsflut: Ähnlich wie bei Facebook erhalten Mitarbeiter auf der Startseite eine Übersicht der letzten Updates und Beiträge im Intranet und können diese an ihre Bedürfnisse anpassen.
  • Technik in den Hintergrund: Im Dokumentenmanagementsystem der GIZ und bestehenden Fachdatenbanken lagern wertvolle Informationen, die im neuen Intranet recherchierbar und abrufbar sind, ohne dass der Mitarbeiter die einzelnen technischen Systeme kennen muss.

Mit dem aktuellen Intranet ist der erste große Schritt getan. Aber die GIZ plant bereits den weiteren Ausbau - auch im Bereich weiterer Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit.  

Hat es funktioniert?

Drei Monate Erfahrungen lassen kaum einen fundierten Schluss zu, aber mehrere Beispiele zeigen, dass sich die von der GIZ gesetzten Ziele in das Intranet erfüllen können. Auf zwei möchte ich näher eingehen:

  1. Best practices werden gemeinsam weiterentwickelt
    Ein Mitarbeiter hat ein Projekt in Afrika und seine dabei verwendeten Methoden im Intranet eingestellt. Kurz darauf kommentierte ein Mitarbeiter, dass ein weiteres Beratungsangebot aus einem anderen Geschäftsbereich hier ergänzend passen würde. Das Wertvolle daran: Beide Mitarbeiter stammen aus ehemals unterschiedlichen Unternehmen und kommen über das Intranet zusammen und arbeiten gemeinsam an besseren Beratungsangeboten - und lernen sich hoffentlich auch bald persönlich kennen.
  2. Mehr Akzeptanz für die Reorganisation
    Für jeden engagierten Mitarbeiter ist es schwer, einen Teil seiner Arbeitszeit auf das Kennenlernen neuer Strukturen und Organisationsabläufe anstatt auf seine Hauptaufgaben zu verwenden. Umso besser, wenn Verbesserungsvorschläge wie dieser sofort für die Verantwortlichen sichtbar werden. Ein konkretes Beispiel: Im Zuge einer einheitlichen Büronummerierung ist ein System für die Benennung von Räumen in allen drei deutschen Standorten der GIZ entwickelt worden. Als dieses im vom zuständigen Team im Intranet vorgestellt wurde ist einem Mitarbeiter sofort aufgefallen, dass eine Besonderheit vor Ort in Berlin bei dem komplexen Vorhaben scheinbar übersehen wurde. Die unmittelbare Rückmeldung konnte berücksichtigt werden bevor Tausende von Schildern und offiziellen Drucksachen offiziell waren.  

Der kulturelle Wandel, der hinter den genannten Beispielen und Maßnahmen steht, geschieht nicht von heute auf morgen. Viele weitere mutige Schritte sind hierfür nötig und ich freue mich darauf. Gerade deswegen macht es Spaß zu sehen, wie bereits erste Ansätze eines Social Workplace jetzt schon alle Mitarbeiter zur Teilhabe und Mitgestaltung ermutigt.