Bastian Wilkat

Integration als Erfolgsfaktor: Ein technologisches Konzept zum Future Workplace

Bastian Wilkat am 11. Februar 2014   Jetzt kommentieren




Dieser Artikel ist Teil der Blogpostreihe zur Cebit Social Business Arena und halndelt vom Future Workplace als das technologische Konzept zur digitalen Vernetzung der Mitarbeiter innerhalb von Organisationen. In Zeiten dynamischer Märkte, kurzen Entwicklungszyklen und kritischen Kunden, sorgt dieser Ansatz für mehr Engagement und Involvement der Mitarbeiter nach innen und schnelleren sowie besseren Entscheidungen nach außen. Neben organisationalen Fragestellungen spielt die Technologie eine wichtige Rolle.

Innerhalb der letzten Jahre entstanden viele ambitionierte Konzepte zum Arbeitsplatz der Zukunft: Enterprise 2.0, Social Collaboration, Social Business u. a.. In der Praxis konnten bisher wenige dieser Konzepte ihre Versprechen einlösen. Ein Grund: Es hat sich gezeigt, dass die Adoption (die Akzeptanz und Nutzung einer Plattform durch die Mitarbeiter) erfolgskritisch ist. Neben einer strukturierten Einführung, der ausgearbeitete Anwendungsfälle vorausgehen, sind aus technischer Sicht die Integration einer Plattform und die User Experience wichtig.

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Viele Unternehmen setzen derzeit ihre Hoffnung auf Microsoft SharePoint 2013, z. T. in Kombination mit Yammer. Folgend stellen wir dar, wo in der Praxis die Möglichkeiten und Grenzen dieser Plattformen liegen und warum eine vollintegrierte Lösung die Idee des Future Workplaces besser in die Realität umsetzt.

SharePoint 2013 ist gut...

Microsoft hat mit SharePoint 2013 endlich grundlegende Social Features wie einen Aktivitätenstrom, das Folgen von Dokumenten und Benutzern, Chats, Telefonie und Screensharing eingeführt. In Verbindung mit Office365 ist Microsoft eine mächtige Software geglückt, die den Social Gedanken jedoch noch weiter ausbauen könnte und sollte. Denn: Auch in SharePoint 2013 spürt man den Ursprung als Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Seit dem Kauf von Yammer versucht man diese Lücke sukzessive zu schließen.

...mit Yammer besser...

Mit der Integration von Yammer kann SharePoint die Social-Verprechen zunehmend einlösen. Abgesehen von Schönheitsfehlern wie Optikbrüchen, fehlendem Single-Sign-On, doppelten Profilen und Bruch in der User Experience durch zwei unterschiedliche Plattformen, existiert ein weiteres Problem das SharePoint2013 + Yammer, mindestens in Deutschland, zu einem fast unmöglichen Unterfangen macht: Nach unseren derzeitigen Informationen dürfen aus datenschutzrechtlichen Gründen keine personenbezogenen Daten in Yammer abgelegt werden. Microsoft hat für diesen Dienst bis dato noch nicht dieselben Zusatzvereinbarungen geschaffen, wie sie für Office 365 oder bei Google Apps üblich sind.

… aber wie denn dann?

Die Praxis in Unternehmen zeigt, dass eine integrative Plattform für ein Social Vorhaben am ehesten geeignet ist. Dadurch werden neue Nutzer/innen nicht schon durch technische Ungereimtheiten abgeschreckt - die mit Social einhergehenden neuen Arbeitsweisen erfordern bereits eine hohe Offenheit der Nutzer/innen.

Unsere Partner von Sitrion (ehemals NewsGator) denken das Konzept ganz in diesem Sinne zu Ende. So macht Sitrion SharePoint 2010/2013 zu einer vollintegrierten Social Software (viele ergänzende Funktionen wie Expertenfinder, Ideenmanagement, automatische Benachrichtigung im Aktivitätenstrom, wenn ein Dokument aus einer SharePoint Website editiert wurde). Durch die Akquisition eines Unternehmen für SAP HR Self Services gehen sie nun den nächsten Schritt: die Einbindung von Prozessen in die Social Umgebung. Z. B. werden Urlaubsanträge über eine Plattform oder die mobile App gestellt. Der Empfänger erhält eine Benachrichtigung in seinem Aktivitätenstrom und kann direkt von dort den Antrag genehmigen oder ablehnen und bei Bedarf kommentieren.

Fazit: Weder die Nutzer/innen noch die Unternehmen werden ihre erhofften Ziele, die mit dem Future Workplace einhergehen, erreichen, wenn sich noch nichtmal die technische Plattform sinnvoll in die bisherige IT-Landschaft integriert und zum Mittelpunkt wird.

Expertenhangout

Zum Thema “Future Workplace” findet am Donnerstag, 13.02.2014 um 16:30 Uhr ein Expertenhangout statt.
Unser Social Intranet Experte Michael Clivot nimmt ebenfalls teil und wird aus technischer Perspektive von seinen Praxiserfahrungen bei dem Wandel zu einem Future Workplace berichten. Hier gelangen Sie zum Hangout: https://plus.google.com/events/c94dpf7dt16dilecelgt0kuk9hs