Bastian Wilkat

Kundeninterview: Der Weg zum Social Intranet der Detecon

Bastian Wilkat am 26. März 2014   Jetzt kommentieren




2013 hat netmedia das Team der Detecon mit verschiedenen Maßnahmen auf dem Weg zum "Integrated Social Workplace" begleitet. Am Rande der CeBIT 2014 habe ich mit Michael Schomisch von Detecon über ihr Projekt mit allen Höhen und Tiefen gesprochen.

Bastian Wilkat (B.W.): Hallo Herr Schomisch. Stellen Sie sich bitte kurz vor: Was sind Ihre Themen und Funktion bei der Detecon?

Michael Schomisch (M.S.): Ich bin mittlerweile seit 20 Jahren in verschiedenen Positionen bei der Detecon. Die letzten 13 Jahre im Bereich Knowledge-Management (KM) und seit zwei Jahren verantwortlich für die IT der Detecon. Mein Thema ist zur Zeit der >>Integrated Social Workplace<

B.W.: Am 16.07.2013 ging Ihr Social Intranet online. Was war ausschlaggebend, dass sich die Detecon dem Thema Social widmete?

M.S.: Da gab es mehrere Strömungen, die unabhängig von einander in der gleichen Richtung unterwegs waren. Aus der KM Perspektive betrachtet, hatten wir einen sehr dokumentationsbasierten Ansatz.
  1. 2009/2010 kam aus den Reihen der KM Kollegen der Wunsch auf, dass Dinge, die man schon im Web 2.0 entdecken konnte (Social Internet Szenarien wie bei XING und LinkedIn z. B.) in das KM System integriert werden.
  2. Die zweite große Strömung kam aus der Internen Kommunikation. Sie haben erkannt, dass sie mit ihrem klassischen CMS Ansatz, ohne Rückkanäle in der Kommunikation, nicht mehr auf dem Stand der Zeit waren; man wollte sich modernisieren.
  3. Dann gab es noch die IT als dritte Strömung, die aus den aktuellen Entwicklungen heraus (Einführung von SharePoint 2010 und später 2013) Kollaborationsmöglichkeiten für Berater/innen entwickelt hat.

B.W.: Welche Zielgruppen haben Sie vor dem Launch identifiziert?

M.S.: Die Berater/innen waren ganz klar die Hauptzielgruppe, da sie diejenigen sind, die operativ an der Front arbeiten und auch das Geld verdienen, das die Detecon braucht um z. B. in Projekte wie das Social Intranet zu investieren. Wir haben aber auch überlegt, ob Teile der Beraterschaft, wie z. B. die Partner, die auf einer anderen Flughöhe agieren, besonders betrachtet werden müssen. Als zweite Hauptzielgruppe gab es den Bereich der internen Dienstleister, die auch Kandidaten für das Thema Social waren. Die Berater/innen nutzen für ihre tägliche Arbeit Project- und Communityrooms. Die Service-Teams arbeiten - allerdings mit wechselndem Erfolg - seit SharePoint 2007 in Teamrooms.
 
B.W.: Ihre technologische Grundlage SP2013/Sitrion lässt in Bezug auf Features kaum Wünsche offen. Wie haben Sie dafür gesorgt, dass die Nutzer/innen nicht überfordert werden?

M.S.: Wir haben mit einem relativ beschränkten Startszenario angefangen, das sich auf den Use Case der internen Kommunikation konzentriert hat. Das ganze Thema Collaboration, Team-Rooms, My Sites in voller Ausprägung, wurde zunächst zurückgestellt. Speziell die interne Kommunikation glaubte, dass man die Nutzer/innen gerade zu Beginn überfordern würde. Ich selbst habe eine etwas andere Meinung dazu und glaube, dass die User sofort sichtbare Funktionen intuitiv genutzt hätten und neugierige Nutzer/innen darüberhinausgehende Funktionen selbst entdeckt und durch Kommunikation darüber verbreitet hätten.Im Projekt haben wir schließlich durch eine Erstankündigung und eine kleine Roadshow durch das Unternehmen dafür sorgen können, dass niemand überfordert wird. Wir haben darüber hinaus keine weiteren Schulungen durchgeführt, da wir glauben, dass sich der Umgang mit der Plattform on-the-fly ergibt. Viele Leute hören am Anfang erstmal zu, schauen was da passiert und irgendwann denken sie: "Das sieht jetzt gar nicht so schwer aus, ich mache da jetzt auch mal mit." Das ist auch die Erfahrung, die ich im KM gemacht habe. Auch dort gab es ein sehr komplexes System, sodass es etwa drei Jahre dauerte, bis auch der letzte Mitarbeiter proaktiv angefangen hat, sich damit zu beschäftigen und selbst Content einzustellen.

B.W.: Wenn man sich von außen Ihr Projekt anschaut (z. B. im Webinar), wirkt es, als sei es problemlos vom Kick-Off bis zum Launch durchgelaufen. Was waren im Projektalltag ganz konkrete Hürden?
M.S.: Wenn man eine Kurve malen würde: Laufzeit (Y-Achse) zu Implementierungsgrad (X-Achse), dann sähe man, dass sie zum Schluss exponentiell steigt. Wir haben am Anfang viel Zeit gebraucht, um mit der internen Kommunikation über Design, Funktionen und den Mut der IK den Blog bzw. Stream als hauptsächlichen Informationskanal zu nutzen, zu sprechen. Wir haben auch viel Zeit gebraucht, um eine gemeinsame Sprache dafür zu finden, was wir eigentlich machen wollen. Darüber hinaus hat die Differenzierung zwischen dem Use Case Interne Kommunikation vs. das große Zielbild viel Zeit in Anspruch genommen: ist es gefährlich oder komplementär? Die Definition eines gemeinsamen Zielbildes würde ich in Zukunft ganz nach vorne setzen. Dadurch wird klar: die IK ist Teil des ganzen Projektes und kann operativ auch gerne vorgezogen werden, darf jedoch nicht so fokussiert werden, dass der Rest aus den Augen verloren wird.

B.W.: Der Launch Ihres Social Intranets ist nun acht Monate her. Es existieren sicher noch viele Baustellen, Wünsche und Vorstellungen - wie geht es weiter?

M.S.: Ich habe erst vor zwei Tagen eine Mail eines IK-Kollegen erhalten, der das Nutzungsverhalten nochmal ausgewertet hat. Er ist hochzufrieden und sagt, wir hätten alles richtig gemacht. Nach einer Neugierphase ab dem Launch flachte die Nutzung Richtung Jahresende etwas ab. Mit dem neuen Jahr, ohne dass irgendwelche Kampagnen durchgeführt wurden, ist die Nutzung automatisch wieder durchgestartet und ist mittlerweile überhalb des Niveaus des Einführungsmonats. Wir kommen jetzt erst in die zweite Phase, wo wir kontinuierlich die Communities ausrollen. Wir fangen morgen mit einem Kick-Off für die sog. Roomowner der ersten 13 Communities an. Dabei handelt es sich um offizielle Knowledge Communities, die von der Geschäftsführung gefördert werden. Wenn wir das gemacht haben, würden wir das System dahingehend öffnen, dass auch weitere Communities gelauncht werden können. Dazu überlegen wir uns gerade noch einen Workflow: Man könnte in der zentralen Social Workplace Community kurz beschreiben, was jemand haben möchte, wie die Community heißen soll, etc. Wir haben nämlich bereits gelernt, dass es bei ungestützter, freier Einrichtung von Communities oft zu größeren Nacharbeiten kommt, es also doch wieder einen Servicebedarf gibt. Dann lieber von vornherein partnerschaftlich im Sinne eines Coachings.

B.W.: Was sehen Sie längerfristig am Horizont für Themen in Bezug auf den Integrated Social Workpace?

M.S.: Dieses Jahr geht es darum, den Kollaborationsgedanken für die entsprechenden Use Cases weiter auszuprägen. Im nächsten Jahr steht das Thema KM an: Also wie wir das gewachsene KM-System mit vielen wichtigen Assets in unsere neue Welt migrieren bzw. transformieren. Das ist jedoch eine Großbaustelle, die perspektivisch bis Ende 2015 läuft. Weiter denke ich erstmal noch nicht.
 
B.W.: Wo konnte abschließend netmedia im Projekt konkret unterstützen?
 
M.S.: Für die erfolgreiche Einführung des Detecon Social Workplace mussten wir in sehr kurzer Zeit alle organisatorischen und technischen Maßnahmen professionell umsetzen. Das Team von netmedia hat uns mit seinem methodischen Ansatz gezielt durch alle wichtigen Bereiche geführt. So haben wir die Bedürfnisse unserer Anspruchsgruppen noch genauer verstanden und konnten unser Change Management inkl. Kommunikation und Training schnell aufsetzen. Rückblickend war die Einführung ein voller Erfolg: Mit der sehr hohen Akzeptanz im Arbeitsalltag und positivem Managementfeedback konnten wir die nächsten Schritte zur Transformation von Detecon zum Digital Leader in der Zusammenarbeit mit Kunden und Kollegen anschließen.

B.W.: Vielen Dank für die Einblicke in Ihr Projekt des Integrated Social Workplaces.

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