Dr. Carsten Sommer

Mit Microsoft SharePoint 2013 wird das schon funktionieren! Oder?

Dr. Carsten Sommer am 09. Januar 2013   Jetzt kommentieren




Waren es vor einiger Zeit noch Anbieter wie Jive und Yammer, die als der Stern unter den Intranet/Social Collaboration Anbietern gesehen wurden, hat Microsoft nun mit SharePoint 2013 nachgezogen. In diesem Artikel wird eine kurze Übersicht über Neuigkeiten gegeben und dargestellt, warum die alleinige Einführung von Software nicht langfristig erfolgreich ist.

Anforderungen & Lösungen
Auf derzeit aktuell diskutierten Feldern (Cloud, Social Collaboration, App Store, Mobile, WCMS) sind bei Sharepoint Erweiterungen hinzugekommen. Wie immer kommt es auf die jeweiligen Anforderungen und das Budget an, ob die mit der Software gelieferten Funktionen ausreichend sind. So steht das Thema Mehrsprachigkeit für viele amerikanische Firmen nicht im Vordergrund, in Europa ist die Unterstützung dezentraler, mehrsprachiger Web- und Mobile –Inhalte ein Kernthema. Die mehrsprachige Umsetzung mit Sharepoint 2013 ist noch immer nicht so elegant und flexibel gelöst, wie in einem dedizierten WCMS, allerdings kann man mit Basisfunktionen viel erreichen.

Standard oder 3rd Party?
Auch andere Anforderungen wie Staging, der Aufbau einer Deployment Umgebung, revisionssichere Archivierung, etc. sind in SharePoint nicht oder nur über den Einsatz von 3rd Party Modulen umsetzbar. Den Punkt Customizing sehen viele Kunden mit gemischten Gefühlen entgegen. Zum Teil hohe initiale Kosten folgen oft großen Aufwände bei einem Udpate auf die aktuelle Version. Wer dies einmal erlebt hat, der streicht gerne Anforderungen auf die Standardfunktionen zurück.

Der Release Zyklus von 3 Jahren führt dazu, dass es einige Bereiche gibt, denen Microsoft scheinbar hinterherläuft. Hier fällt der Bereich Social besonders auf, in keinem anderen Bereich ändern sich Anforderungen der Kunden so schnell wie hier. Externe Taktgeber sind Plattformen wie Facebook, Twitter, Wordpress und auch andere Softwareanbieter. Eine gute Übersicht über Funktionen und einen Vergleich mit IBM findet sich hier.
Microsoft hat sehr gut erkannt, dass die Anforderungen im Business Bereich andere als die aus dem täglichen Leben sind. Im Arbeitsumfeld ist die Verbindung mit bestehenden Prozessen, ein berechtigungsgestützter Zugriff auf Dokumente, eine zentrale Suche, die Integration von Verzeichnisdiensten und Datenquellen etc. gefordert. Die angebotenen Funktionen wie Microblogs, Community Bereiche Activity feeds, Beiträgen und Benutzern folgen, sind im Standard enthalten. Technisch betrachtet könnte man zunächst recht zufrieden sein.

Im Bereich 3rd Party haben sich einige Partner einen guten Namen gemacht und sich auf den Bereich Business und Social konzentriert. SharePoint stellt eine horizontale Plattform zur Verfügung und Partner wie NewsGator bieten High-End Social-Funktionalitäten und entwickeln vertikale Lösungen. Das geht von anpassbaren Gamification Modulen (eine einfache Bewertung mit Sternen reicht nicht aus, um mehr Engagement, Wertschätzung und Produktivität zu erzielen) über Social Learning bis hin zu kompletten Corporate Communications oder Field Enablement-Lösungen. Ein weiteres, aus Benutzersicht äußerst wichtiges Thema ist die nahtlose Integration zu anderen Systemen bzw. Geschäftsapplikationen außerhalb des Microsoft Kosmos wie z.B. ERP, CRM, BI etc. SharePoint bietet von aus Hause sehr technische Entwicklungsumgebungen, aber im Gegensatz zu Partnern keine benutzerorientierten Lösungen. Kurz SP 2013 kann vieles, Lösungen sind aber oft durch Partner zu realisieren.

Die wichtigste Frage: Wie "Social" ist Sharepoint 2013?
Hat man nun die Technik zusammen könnte man doch endlich starten, das 1.0 Intranet soll endlich abgelöst werden.Aber ist zu diesem Zeitpunkt noch kein Konzept entwickelt worden und gibt es noch keine Strategie für die Einführung und sind die individuellen Potenziale nicht so sollte die Chance dazu genutzt werden, bevor das Projekt bekannt gegeben oder gestartet wird.

Zu Projekten die so gestartet sind, werden wir oft nach einiger Zeit hinzugezogen.
Die Akzeptanz des Intranets ist auf einzelne Abteilungen begrenzt und hat sich nicht über die Abteilungsgrenzen ausgebreitet. Da die Einsatzmöglichkeiten nicht mit den individuellen Unternehmenseigenen und Benutzerspezifischen Herausforderungen abgeglichen wurden ist dies aber auch nicht verwunderlich.

Was wollen wir erreichen und warum?
Wie schon beschrieben, fehlt für die Umsetzung nicht nur ein gefälliges Design, sondern auch die Ziele, die mit dem neuen Intranet erreicht werden sollen. Leider sind oft nur allgemeine Anforderungen und Pläne definiert:

  • unser Intranet soll interaktiver werden
  • wir benötigen jetzt (!) mehr Kommunikation im Intranet
  • bauen Sie mal Wiki, Blog und Kommentare ein
  • der Vorstand wird auch regelmäßig etwas schreiben (lassen)
  • die Zusammenarbeit soll effektiver gestaltet werden

Man benötigt nicht viel Erfahrung um festzustellen, dass allgemein gehaltene Forderungen nach "einer besseren und effektiveren Zusammenarbeit", nicht durch die Einführung einer Software erreicht werden kann.

Auf dem Weg zum Ziel
Wir wurden schon oft gefragt: "Wie habt ihr es geschafft, dass es bei euren Kunden so gut funktioniert und können wir das nicht direkt auf uns übertragen?" Die Antwort ist leider ein "Nein", denn jede Firma steht vor anderen Herausforderungen und auch die aktuelle Kommunikation unterscheidet sich. Natürlich gibt es bestimmte Punkte die sich übertragen lassen, aber dies sind nicht unbedingt die Faktoren die über den Erfolg des Projekts entscheiden.

Erst durch eine individuelle Betrachtung, der aktuellen Potenziale wird zunächst geschaut, wie Informationsflüsse verbessert werden können. Durch die Einbeziehung des Vorstands werden die Möglichkeiten mit den Zielen des Unternehmens abgeglichen. Ziele und Etappen sind schon allein deswegen erforderlich, weil sonst auch die Messung eines Erfolgs oder eine Nachjustierung nicht möglich sind. Weiterhin würde eine Unterstützung in kritischen Situationen fehlen. Wir sprechen hier nicht von der Einführung einer Software, die zwar als Basis erforderlich ist, sondern von neuen Kommunikationswegen, die auch bestehende Strukturen beeinflussen werden. Auch Manager müssen sich ändern und können das Thema nicht delegieren.
Ein Vorstand einer Firma hat es mal so beschrieben: "Wir wissen noch nicht so genau was auf uns zukommt, aber wir wissen, dass es mit Macht auf uns zukommt und wir möchten soweit es geht vorbereitet sein." Bei individuellen Anforderungen und Fragen unterstützen wir den Vorstand mit individuellen und persönlichen Lösungen.

Sind wir jetzt Social?
Um auf die Frage zurückzukommen: eine gute Software und ergänzende Module sind erforderlich und eine gute Basis. Diese ist mit dem aktuellen Release von SharePoint 2013 gegeben ist, allerdings reicht die Einführung der Software nicht aus.Der Mensch und seine Anforderungen stehen im Fokus. Potenziale werden analysiert und Ziele müssen definiert und mit dem jeweiligen Unternehmen abgeglichen werden.

Die Einführung von Social Software kann im Einzelfall als gutes initiales Experiment verwendet werden, um zu testen, wo und wie man mit digitaler Zusammenarbeit weiterkommt und um mal in die Arbeitsweise der Zukunft reinzuschnuppern. Aber auch hier ist eine sorgfältige Planung erforderlich, damit die richtigen Erkenntnisse gewonnen werden und man eine gute Grundlage hat, um das gesamte Unternehmen, insbesondere auch das Management auf den Zug Richtung Social zu bringen.

Durch unsere klare Vorgehensweise werden die drei Kräfte Management, Business und Technik so gelenkt, dass sie gemeinsam den Erfolg Ihres Social Business Vorhabens garantieren.