Document Manager - Vereinheitlichen Sie die Dokumentenverwaltung unternehmensweit.

Dokumente sind eine zentrale Wissensquelle in jedem Unternehmen. Die meiste Zeit arbeiten Mitarbeiter an unterschiedlichsten Dokumenten für verschiedene Projekte und Produkte. Die verteilte Ablage dieses Kapitals unter Abteilungen, Projekten, Servern, lokalen Festplatten, auf Sicherheitskopien und an verschiedenen Standorten macht das Auffinden dieser wichtigen Informationen in der Praxis schwierig und zeitaufwändig. Nutzen Sie den Document Manager, um Systematik und Klarheit in die Dokumente Ihrer Organisation zu bekommen.

Ablage in einem zentralen, sicheren Archiv
Lagern Sie wichtige Dokumente nicht irgendwo und irgendwie. Die Bibliothek des Document Managers ist der richtige Ort, um Dokumente aller Art strukturiert zu speichern und zur weiteren Verwendung bereitzustellen. Jedes Dokument kann leicht mit Berechtigungen für Gruppen und Einzelnutzer versehen, und so dem richtigen Nutzerkreis zur Verfügung gestellt werden. Abhängig von der Berechtigung können Dokumente angesehen, bearbeitet und gesperrt werden. So lassen sich zentrale Dokumente optimal dem richtigen Kreis an Personen zur Verfügung stellen und nachträglich wieder auffinden.

Nutzen Sie MS Office zusammen mit RedDot Document Manager
Dokumente lassen sich aus jeder MS Office Anwendung einfach in den Document Manager importieren. Auch eine Schnittstelle zu MS Outlook besteht, so dass zentral auf die Bibliothek des Document Managers zugegriffen werden kann.

Dokumente schnell anhand von Meta-Daten finden
Der Document Manager macht die Suche nach dem richtigen Dokument anhand von Meta-Daten äußerst einfach. Die umfangreiche Suche erlaubt eine Reihe von Such-Optionen, die gefundenen Ergebnisse werden nach Relevanz sortiert angezeigt.

Versionierung von Dokumenten sicherstellen
Die Arbeit an Dokumenten ist häufig von mehreren Versionen gekennzeichnet. Ab und zu kommt es vor, dass eine frühere Version besser war, als eine, die fortgeschritten bearbeitet worden ist. Hier hilft der Document Manager durch strukturiertes Versionieren und Ablegen der Dokumente. Anhand einer Versionierungs-Historie kann verfolgt werden, wer wann welche Version bearbeitet hat - es geht nichts verloren; der Überblick bleibt bewahrt.

Dokumente im Web verfügbar machen
Dokumente sicher via Internet verfügbar zu machen, gibt Ihrer Organisation enorme Flexibilität in der Arbeit. Aus dem Document Manager - als Bestandteil der integrierten XCMS-Lösung - können Sie Dokumente direkt in Ihr Intranet, auf Ihre Website oder ins Extranet publizieren. Sie können im Zusammenspiel mit dem Web Content Manager zusätzlich auf die ganze Bibliothek zugreifen.