Katharina Brogsitter

5 Dinge, die sie vor einer Plattformauswahl unbedingt über Ihre Organisation wissen und mit ihr klären sollten

Katharina Brogsitter am 11. Januar 2016

 

Neues Jahr, neues Glück. Warum also nicht in 2016 das angestaubte Intranet endlich modernisieren. Das Intranets heute weitaus mehr können müssen, als ausschließlich News aus dem Management zu transportieren, das wissen Sie längst selbst. Das Intranet als Wissensspeicher oder Debattenplattform sind die vorrangigen Ziele. Was Sie beachten sollten, um sich für die zu Ihrem Unternehmen passende Technologie zu entscheiden, verdeutlichen unsere 5 wichtigsten Tipps. Erfahren Sie alles über kritische Erfolgsfaktoren, die Ihre Investition zum Erfolg führt.

Punkt 1: Klären Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation im Rahmen von Anwenderfällen ab
Das Intranet ist kein Selbstzweck. Was sollte es daher leisten können? "Jedes Unternehmen hat heute ein Intranet. Darum brauchen wir jetzt auch eins." Durchaus eine für uns sehr bekannte Aussage. Das Social Intranet ist aber kein Statussymbol, das man sich wie ein Aushängeschild an die Tür klebt und stolz darauf ist, wie sehr es funkelt und glänzt. Nein, vielmehr soll Ihr gesamtes Unternehmen davon profitieren. Analysieren Sie die Bedürfnisse und die Alltagshürden Ihrer Organisation, um abschließend sauber ableiten zu können, welche Anwendungsgebiete abgedeckt sein müssen. Die Kunst liegt darin, niemanden auszuschließen – vor allem nicht die gewerblich, produzierend, wertschöpfend Mitarbeitenden, wo verbesserte Vernetzung und Wissenstransfer echte Mehrwerte bringt – und sich dennoch nicht zu verzetteln, indem man jeder Anspruchsgruppe ihre „Extrawurst“ gewährt.

Punkt 2: Verschaffen Sie sich einen guten Überblick über Ihre IT-Systemlandschaft
Je nach Unternehmensgröße kann diese Aufgabe sehr zeitintensiv werden. Besonders in sehr verteilten Unternehmen ist das Phänomen zu erkennen, dass, obwohl es eine einheitliche IT-Richtlinie gibt, dennoch unterschiedliche Systeme und Plattformen vorgefunden werden, die sich in ihren Aufgaben teils ähneln oder gar überschneiden (beispielsweise nach Fusionen). Machen Sie sich zudem Gedanken darüber, welche Systeme in das Intranet eingebunden oder sogar dadurch abgelöst werden könnten. Ebenso wichtig ist es zu definieren, welche Systeme wiederrum keinerlei Berührungspunkte mit dem Intranet haben werden, damit sich Ihr Projekt nicht „verzettelt“ (siehe oben). 

Punkt 3: Formulieren Sie ein detailliertes Lastenheft
Die konkrete Auflistung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen ist ein weiterer Erfolgsfaktor für die Plattformauswahl. Das Lastenheft resultiert sowohl aus den Anwenderfällen als auch der Analyse Ihrer IT-Systemlandschaft. Sie sollten nun in der Lage sein, benennen zu können, über welche Funktionen Ihr Intranet verfügen sollte und welche weiteren Bedingungen erfüllt sein müssen, damit es eine Plattform in Ihr Haus schafft. Je besser Sie darstellen können, was Sie wirklich brauchen, umso leichter wird Ihnen die Auswahl des passenden Produktes fallen. 

Punkt 4: Setzen Sie Prioritäten und bestimmen, worauf Ihre Organisation verzichten kann oder nicht
Eine Auflistung aller Anforderungen ist absolut notwendig. Wenn Sie auf Anhieb die passende Plattform finden, herzlichen Glückwunsch. In der Regel ist man jedoch im Anschluss an das Lastenheft auf der Suche nach der eierlegenden Wollmilchsau. 100 %ige Lösungen sind nicht leicht zu finden. Eine Erkenntnis, die Sie schnell ereilen wird. Verlieren Sie an dieser Stelle nicht den Mut, sondern seien Sie bereit für Kompromisse. Es gibt viele gute Lösungen auf dem Markt. Mit den entsprechenden Kompetenzen sind diese auch entsprechend der Wünsche weiter entwickelbar, sodass Sie am Ende ein sehr gutes Resultat erzielen werden. Um jedoch auch Kompromisse im Namen der Organisation treffen zu können, sollte die Erfüllung größter Bedürfnisse, die eine fundamentale Änderung und einen großen Mehrwert mit sich bringen, im Vordergrund stehen. Hier ist zudem großes Geschick gefragt, damit bei allem Anspruch, eine schlanke und effiziente Lösung zu finden, keine wesentliche Anspruchsgruppe der Priorisierung vollends „zum Opfer fällt“ (oder auch nur dieser Eindruck entsteht).

Punkt 5: Identifizieren Sie die monetären Sponsoren in Ihrer Organisation
Zu guter Letzt brauchen Sie einen Überblick über das zur Verfügung stehende Budget für das neue Intranet. Budgets füllen sich häufig aus unterschiedlichen Töpfen. Das hat zum einen den pragmatischen Grund, dass sich so Kosten besser verteilen. Was jedoch viel wichtiger ist: Intranet Projekte sind sinnvollerweise keine reinen IT-Projekte. Der Veränderungsprozess, der durch neue Technologien im Unternehmen angestoßen wird, muss begleitet werden. Echter geschäftlicher Mehrwert zeigt sich meist nur in den produzierenden Einheiten des Unternehmens – gerade hier ist jedoch auch der Effizienzdruck am größten, und die Verantwortlichen deshalb meist überaus skeptisch, weil bei Veränderungen die Risiken zu überwiegen scheinen. Hier können Sie meist nur mit echten Erfahrungswerten (beispielsweise Benchmarks anderer Projekte) und Kennzahlen überzeugen. Kommunikationskampagnen, Schulungen, der aktive Austausch mit den Mitarbeitern, um eruieren zu können was gewünscht wird. All das sind Aspekte, die von den Kosten her keine IT-Kosten sind. Der Kommunikationsbereich oder die Personalabteilung sind häufige Stakeholder von Intranet Projekten und steuern nicht selten einen Großteil zum Budget bei. Wann und in welcher Höhe das Projekt durch unterschiedliche Bereiche gefördert wird, und wie Sie Ihre Geschäftseinheiten von Anfang an in die Planung und Kalkulation einbeziehen, sollte eine der ersten Fragen sein.

Wenn Sie die hier beschriebenen 5 Tipps berücksichtigen, ist ein gutes Fundament für ein erfolgreiches Intranet Projekt gelegt. Wie genau es nach der Plattformentscheidung weiter geht, können Sie der Webinaraufnahme „Die 4 Projektphasen zum erfolgreichen Social Intranet“ entnehmen oder sich auf unserer Office 365 Site unter  „Success“ informieren.

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