Bianca Gade

Digital Workplace Facts: Ab wann sich Beezy lohnt

Bianca Gade am 14. August 2018

 

Im zweiten Teil unserer Beezy-Reihe hinterfragen wir den Nutzen des Social Layers für die digitale Transformation. Hierbei gehen wir nicht nur tiefer auf die wichtigsten Beezy-Funktionen ein, sondern nähern uns auch den kulturellen Bedingungen, die ein solch kollaboratives Tool mit sich bringt. Als Beezy-Partner und Digital Workplace Consultants wissen wir, wie wichtig die ganzheitliche Betrachtung ist und möchten Ihnen mit diesem Blogpost einen wertvollen Überblick geben, der Ihre Social Software-Entscheidung vereinfachen kann.


Sie haben den ersten Teil der Beezy-Blogreihe verpasst? Dann lesen Sie ihn hier nach: SharePoint vs. Beezy: Was braucht Ihr Social Intranet?


 

Welchen Nutzen hat Beezy für die digitale Transformation?

Beezy Knowledge-Center

Beezy Knowledge-Center

Vorneweg: Technologie kann nie die alleinige Lösung sein, sondern ist immer nur ein Teil davon. Gerade bei einer 3rd Party Komponente wie Beezy, ist eine vorher erarbeitete Digital Workplace Strategie ratsam, um den Handlungsrahmen, die interne Kommunikation und letztendlich den erwünschten Nutzen festzulegen. Schließlich soll die digitale Zusammenarbeit Ihnen dabei helfen, Unternehmensziele zu erreichen und bestenfalls nicht unkoordiniert und unmoderiert als Schatten-(IT/Organisation) vor sich hinexistieren. So sozialromantisch Grasroot Bewegungen sein mögen: Einen Nutzen werden Sie als einen solchen nur erkennen und messen können, wenn Sie Ihre Erfolgskriterien festlegten und mit Ihren Stakeholdern auf die sehr wertvolle und spannende Reise gehen.

Jene Reise führt uns in Digital Workplace Projekten immer wieder tief in den Unternehmensalltag unserer Kunden. Darum ist es auch für Software wichtig, sich in diesen einzufügen. Doch welche Möglichkeiten bietet Beezy, sich in den Arbeitsalltag vollständig zu integrieren?

  1. Schlankere E-Mail Postfächer

    Ein alter Hut? Vielleicht. Doch zum Arbeitsalltag gehören E-Mails immer noch genauso dazu, wie eine Internetverbindung zum Surfen. In jedem Fall ein gutes Argument, sich generell für einen Digital Workplace zu entscheiden, da Kommunikation mit Vielen gleichzeitig und transparent geführt und gelebt werden kann – ohne das Mailpostfach unnötig zu belasten.

  2. Von Hause aus höhere Mitarbeiterakzeptanz

    Wenn wir als netmedianer von Mitarbeiterakzeptanz und Adoption sprechen, reden wir immer von der Symbiose von kultureller Begleitung und smarte, technische Umsetzung. Bei Beezy jedenfalls stimmt das Design bereits von Hause aus und lässt sich zudem flexibel an Ihre Anforderungen anpassen. Das ist ein wichtiger Unterschied zu vielen anderen Digital Workplace Lösungen und Social Layern: Beezy hat verstanden, wie wertvoll gutes UX Design ist, damit die Menschen das Intranet nutzen WOLLEN. Denn würden sie das nicht, so sind subjektiv „coolere“ Alternativen in unmittelbarer Nähe – ein Nährboden für digitale Silos, unzureichenden Datenschutz und unübersichtliche Kommunikationskanäle.

  3. Kein Content ohne Kontext

    Das größte Problem mit SharePoint und Office 365 ist, dass Informationen nicht zusammenhängen. Rein technisch betrachtet geht Microsoft mit Teams in eine gute Richtung, doch dabei stört noch Punkt zwei, wie oben erwähnt: das nicht intuitive Design. Und wenn man ehrlich ist, haben Informationen es ebenso schwer, zusammenzufinden. Bei Beezy fließt dabei alles ineinander: Geänderte Dokumente werden (bei Bedarf) auch als Hinweis im Microblog veröffentlicht, Betriebsprozesse aus SAP, CRM & Co. fließen ebenso in Beezy ein – entsprechend der Berechtigungskonzepte, versteht sich. So ist gewährleistet, dass Mitarbeitende überall die für sie wichtigen Informationen finden und verfolgen können. Ohne technische Silos und Verwirrungen darüber, wo welche Informationen zu finden sind.

  4. Flexible Technik aber ohne Schatten IT

    Nutzen Mitarbeitende Tools außerhalb der IT, gibt es die für uns bekannten Probleme:
    a) Ineffizienz: Informationen werden ohne einvernehmliche Struktur abgelegt, Silos bilden sich und niemand weiß mehr wo was zu finden ist.
    b) Nicht unternehmenskonform: Eine Schatten IT ist weder kontrollierbar noch sicher vor Angriffen.
    c) Nicht complient: Eigentumsfragen und Datenschutz werden oft missachtet und sind daher außerhalb der IT fraglich, gar strafbar – siehe DSGVO.

Da Beezy auf Microsoft aufbaut und nur die Features nutzt, die Sie dem Social Layer vorgeben, bleiben gleichzeitig Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit erhalten. Sie möchten Beispiele aus der Praxis? Zögern Sie nicht, uns danach zu fragen!

Die wichtigsten Funktionen von Beezy im Überblick

Wie im Kapitel zuvor erwähnt: nicht die Funktionen sind ausschlaggebend, sondern dass Informationen im Kontext zueinanderstehen und flüssig digital zusammengearbeitet werden kann. Doch um diesem Beitrag noch einen runden Schliff zu geben, möchten wir Ihnen die wichtigsten Funktionen nicht vorenthalten:

Beezy Wiki

Beezy Wiki

  1. Blogs: Verfügbar sowohl für die Unternehmenskommunikation als auch für einzelne Communities
  2. Microblogging ist für alle Communities übergreifend verfügbar - was SharePoint, Teams und Yammer bis dato nicht leisten kann.
  3. Ideenmanagement: Mit der betrieblichen Ideenmanagement-Applikation können Ideen nicht nur gewertet, sondern auch von Anfang bis Ende umgesetzt werden.
  4. Wissensmanagement
  5. Corporate News
  6. Veranstaltungen & Events: Der SharePoint Standard wird hier mit Beezy aufgewertet. Denn nachdem ein Termin erstellt wird, läuft diese Info direkt ins Microblogging und damit in den Newsfeed der Community.
  7. Erweiterte Nutzer Profile
  8. Wiki als erweiterter SharePoint Standard
  9. Auszeichnungen: Mit Beezy können Sie Lobe aussprechen und/oder sich für die Zusammenarbeit, beispielsweise nach einem abgeschlossenen Projekt, bedanken (ähnlich wie bei Yammer)
  10. Q&A-Applikation: Besonders hervorzuheben ist dabei, dass eine besonders gute Antwort durch die Community als eine solche gewertet wird und diese als „die beste Antwort“ markiert werden kann. So muss niemand mehr in langen Kommentar-Threads durchsuchen.
  11. Aufgaben: Beezy wertet die Aufgaben-Funktion aus SharePoint auf, indem Aufgaben einerseits grafisch nach Status angezeigt werden und andererseits auch über das Microblogging in die Community aufgenommen wird.
  12. Endorsements: Ähnlich wie bei LinkedIin, können Mitarbeitende anderen Kollegen Expertisen vorschlagen / hinzufügen
  13. Foren
  14. Umfragen
  15. Mitteilungen (Annoucements): Möglich ist hierbei auch, dass Sie wichtige Mitteilungen anpinnen können, sodass jedes Communitymitglied eine reale Chance hat, sie zu lesen.
  16. Medien Galerien
  17. Gamification: Durch die Vergabe von Badges lässt sich die Mitarbeiterbeteiligung steigern.
  18. Integrierte Office Welt: Wenn Sie Microsoft Produkte bereits im Einsatz haben, müssen Sie weiterhin auf nichts verzichten, da alles vollständig in Beezy integriert werden kann:
    - SharePoint ii. Outlook
    - Office365 Video iv. Yammer-Integration (Yammer- Gruppen und Beezy sind verknüpft). Das kann helfen, wenn bereits ein (großes) Yammer-Netzwerk vorhanden ist und Beezy parallel genutzt werden soll.
    - Skype for Business (insofern integriert): Auch der Anwesenheitsstatus kann in Beezy eingesehen werden
    - Office Graph vii. Office Groups viii. MS Teams
  19. Nintex Integration: Für smarte und effiziente Workflows ging Beezy eine feste Partnerschaft mit Nintex ein. Was das für Sie und den Digital Workplace bedeuten kann, können Sie hier nachlesen.

Ein Intranet mit Beezy

Um ein Gefühl darüber zu bekommen, wie Beezy „Out Of The Box“ in Ihr Unternehmen integriert werden kann, möchten wir Ihnen wärmstens unser Beezy-Webinar empfehlen. Dies beinhaltet kompakt nochmal alle Benefits sowie Beispiele gelungener Umsetzungsprojekte.

Fazit: Wie unterstützt Beezy die digitale Transformation?

Umfrangreiche ShareBox, um Umfragen, Lobe, Ideen und Aufgaben einzutragen

Umfrangreiche ShareBox, um Umfragen, Lobe, Ideen und Aufgaben einzutragen

Eine Social Software ist nichts ohne die richtige Digital Workplace Strategie. Doch wenn Ihr Unternehmensziel bedeutet, enger, digitaler und sehr viel effizienter zusammenzuarbeiten, kann Beezy ein vielversprechender Kandidat für Ihren Digital Transformation Erfolg sein. Als Beezy-Partner bieten wir Ihnen dazu nicht nur das technische Knowhow, sondern begleiten Sie auch kulturell auf dem Weg zum Digital Workplace – mit allem was dazu gehört. Und sollten ihrerseits noch Fragen offen sein, helfen wir Ihnen selbstverständlich gerne weiter.