Bianca Gade

JamCamp Tag 2: Der Social Workplace bei Fritz & Macziol und SAP AG

Bianca Gade am 12. Oktober 2011

 

IMG_0123.jpgAn diesem Morgen weckte mich strahlender Sonnenschein und fast sommerliche Temperaturen im beschaulichen Gärtringen. Um 10:30 Uhr war Abfahrt angesagt, und diesmal ging es in meine alte Heimat Karlsruhe zum Software- und Systemhaus Fritz & Macziol (FuM). Die dortige Veranstaltung lief unter dem Topic Social Media und interne Kommunikation, bei welcher von unterschiedlichen Mitarbeitern Vorträge zu diesem Thema gehalten wurden. Einen davon hielt der Geschäftsbereichsleiter Software, Stefan Gierl, und es ging dabei speziell um die interne Kommunikation und Zusammenarbeit bei FuM.

 STATION 3: FRITZ & MACZIOL

Dieses Software- und Systemhaus beschäftigt an 35 Standorten rund 800 Mitarbeiter. Seit 2006 gehören es zur Imtech N.V., einem Traditionsunternehmen mit über 22.500 Mitarbeitern. FuM’s großes Problem und damit der Ausgangspunkt, sich über einen Social Workplace Gedanken zu machen war, dass sie nicht wussten, wer welches Wissen zu einem bestimmten Thema hat. Früher, so Gierl, gab es Listen dafür, welcher Kollege was gut konnte. Diese Listen waren kaum zu pflegen und darüber hinaus hatte jeder mehr oder weniger seine eigene, um den Expertisen-Überblick zu behalten. Bei so vielen Mitarbeitern war diese Administration zu umfangreich und sie suchten nach einer Lösung, die die Möglichkeit zur eigenen Expertensuche bot.

Wie FuM den Social Workplace einführte

Das Unternehmen hat sehr gut erkannt, dass dies kein normales IT-Projekt ist, sondern es sich um mehr als das handelt (nein, ich nutze nicht das Wort Change Management ;) ): Es war eine Symbiose aus Beratung, Marketing/Personal und Technologie – alle drei Bereiche mit einem Aufwand von ca. einem Drittel des Gesamtprojektes. Überrascht hat mich die Entscheidungsfreude des Management, als es darum ging, die Kommunikation mit technologischer Unterstützung zu optimieren: Gerade mal einen Tag hat es gedauert, um den Startschuss zu erteilen – ein selbst für FuM ungewöhnlich kurzer Zeitraum. Die Basis dieser Entscheidung war unter anderem ein Pilotprojekt, was kurz zuvor aufgesetzt wurde und großen Anklang bei der Belegschaft fand.

Was wurde bei FuM erreicht

  • Verbindungen zwischen den Mitarbeitern und der Imtech Gruppe wurden geschaffen
  • Expertenfinder -> Wissensvorsprung ggü. Mitbewerbern
  • Aufbau von übergreifenden Strategie- und Diskussionsgruppen
  • Abgeschlossene Gruppen für vertrauliche Daten
  • Unterstützung und Vereinfachung der internationalen Zusammenarbeit
  • Spielerischer Umgang mit solchen Medien wurde erhöht
  • Vorbereitung von Meetings (Agendaplanung)
  • Massenmails wurden reduziert
  • Motivation der Mitarbeiter -> „Wir sind hipp“

Eckdaten

Knapp 3000 Benutzer sind registriert, davon rund 70 % aktiv

  • Rd. 340 Wikis
  • Rd. 330 aktive Blogs
  • Rd. 250 Communities
  • Rd. 400 Shared Files

Nutzung

  • Für Themensammlungen
  • Planung von Veranstaltungen und Kampagnen
  • Teilen von Informationen zur Collaboration
  • Ideenmanagement

Ich persönlich finde die Einstellung zu dem Thema von FuM schon ganz gut, hätte mir aber anhand der Mitarbeiterzahlen eine höhere Nutzung erhofft. Die Zeit wird sich zeigen, ob FuM es schafft, ihren Mitarbeiter den Nutzen noch besser näher zu bringen. Aus meinem persönlichen Eindruck heraus, sind sie aber auf einem guten Weg und von daher kann ich mir gut vorstellen, dass sie das schaffen können..

STATION 4: SAP AG IN WALLDORF

Nur 40 km von Karlsruhe entfernt liegt Walldorf, wo der SAP Konzern seinen Hauptsitz hat. Nach dem herzlichen Empfang von Sean MacNiven und seiner Assistentin Agnes Biesikierska, die bei Sean für Governance und Public Web zuständig ist, kamen wir in den Genuss, uns ihre Social Workplace Strategie live am System anzusehen und die Gedankengänge hinter ihren Entscheidungen zu verstehen und zu hinterfragen. In der Präsentation, die erfrischenderweise nicht mit PowerPoint-Folien uns das Zuhören schwer machte, ging es um die gesamte Kommunikation bei SAP – sowohl intern als auch extern. Überrascht hat mich etwas die chaotische Ausrichtung ihrer technischen Lösungen (dazu gleich) doch erfreulicherweise vermittelte uns die SAP einen sehr offenen und weitsichtigen Umgang mit dem Thema. Dabei wurde die Präsentation immer wieder mit Erfolgsgeschichten aus dem Unternehmensalltag garniert, was die Entscheidung zum Social Workplace stets untermauerte. Die zu erzählen, werde ich mir für weitere Blogposts vorbehalten, das würde in diesem hier den Rahmen sprengen. Dennoch ein paar interessante Punkte, die ich mitnahm:

Technik

Man muss sich vorstellen, SAP ist ein riesiges Technologieunternehmen mit Mitarbeitern, die häufig zuerst an Technik denken anstatt an den Menschen, der sie nutzen soll. Dennoch ist ihnen das bewusst, wie Sean uns öfter bestätigte. Die SAP geht stark nach dem Grasroots-Prinzip vor, also erstmal eine Software nach Gusto einführen und dann sehen, was passiert. Häufig werden diese Systeme zwar angenommen, was dennoch folgende Probleme mit sich bringt:

  • Alles ist stark verpackt in Silos ohne Zugriff auf andere Systeme
  • Softwaremischmasch aus WordPress, Jive, Alfresco, SAP NetWeaver uvm.
  • Keine übergreifende Suche
  • Mitarbeiter haben mehrere Profile – in jedem genutzten System eins
  • Expertensuche nicht möglich bzw. nur klassisch über eine Adressdatenbank
  • Die Vernetzung der Mitarbeiter ist systemabhängig, was die Kommunikation untereinander schwieriger macht, als es sein muss.

Das hört sich schlimm an und ist sicher auch nicht die effizienteste Art, einen Social Workplace zu betreiben. Mein Eindruck von der SAP war, dass sie gerne sehr viel schneller bei sich intern etwas umsetzen möchte, und eine strategische Planung daher gerne in den Hintergrund tritt. So nimmt man das, was für sich gesehen das Beste ist, ohne darauf zu achten, ob es auch mit anderen Systemen harmoniert. Doch mich beruhigte, dass SAP sich dessen bewusst ist und aktiv daran arbeitet, diese Silos abzuschaffen bzw. miteinander zu koppeln.

Portale, Blogs und Communities

Die SAP nutzt für sich eine Reihe von Kanälen, für ganz unterschiedliche Belange. So gibt es auf WordPress-Basis Blogs, in denen Mitarbeiter von sich und dem, was sie umtreibt, berichten können. Die Beiträge werden häufig auch sehr persönlich, wie uns Sean erzählte. Aber genau das ist gewollt, denn das rückt das gesamte Unternehmen auf menschlicher Ebene immer weiter zusammen und schafft eine unbezahlbare Vertrauensbasis.

Auch gibt es eine Reihe von Executives, wie z. B. Oliver Bussmann (SAP CIO), die sehr offen und vorbildlich mit den neuen Kommunikationswerkzeugen umgehen. Anita Riegel, Global Communications Specialist bei SAP (kam später hinzu), erzählte, dass Bussmann als CIO einer der wichtigsten Management-Sponsoren ist, der das Thema nicht nur voran treibt, sondern es auch den Mitarbeitern vorlebt. Selbst kritische, interne Blogbeiträge werden als Chance genutzt, offen mit Mitarbeitern ins Gespräch zu gehen. Ein Leader 2.0 par excellence, wie mir scheint. Und wenn die Führungskraft mal keine Zeit hat etwas zu schreiben, so werden gerne auch Podcasts aufgenommen und mit einem kurzen Text (den dann jemand anderes schreiben kann), veröffentlicht. So begegnet man dem Problem des Ghostwritings (Mitarbeiter schreiben für Führungskräfte) und bleibt trotzdem authentisch der Belegschaft gegenüber.

Für die Zukunft sieht Jean einige weitere Punkte, sich zu verbessern. So müssen die Systeme miteinander gekoppelt und/oder vereinheitlicht werden. Auch Gamification steht seit einiger Zeit auf dem Plan und wird beispielhaft im SAP Community Network umgesetzt: So erwirbt der Mitarbeiter durch dort geschriebene Beiträge Punkte, die zu einer Auszeichnung führen können. Die größte Ehrung ist es, zum SAP Mentor zu werden. Diese Form von Anerkennung ist so simpel wie wirksam, denn dadurch lockt der Spaß an der Sache und schafft noch mehr intrinsische Motivation, Wissen für seine Kollegen bereit zu stellen.

Eine ebenso einfache wie geniale Idee kam zum Thema Social Status, mit dem es möglich sein soll, Stimmungen der Mitarbeiter einzufangen: So möchte Jean im Intranet einen „Happy-o-Meter einführen: In seiner Vorstellung sieht er sechs Smileys mit unterschiedlichen Gefühlsausdrücken, die der Mitarbeiter zu seiner gewünschten Zeit in seinem internen Profil anklicken kann. So zeigt er seinen Kollegen, ob er glücklich und zufrieden oder eher genervt ist. Der Nutzen daraus? Menschlichkeit und Nähe.

Alles in allem ein sehr fortschrittliches Unternehmen, wenngleich in der technischen Umsetzung etwas holprig. Doch das Bewusstsein für das Thema ist da und von daher mache ich mir keine Sorgen, dass der Rest bald nachziehen wird. Das so herzliche und offene Gespräch dort war mir wirklich eine große Freude.

Heute ziehen wir weiter in den Schwarzwald nach Schiltach zur Hansgrohe AG.

 

Kommentare

Lars Bigger
Danke Bianca für diesen Beitrag.

Wenn ich jedoch gerade am Rechner Schwierigkeiten hatten das ganze zu lesen evtl. würde 2-3 Bilder helfen. Und nein es liegt nicht an meinen Augen (oder doch?).

Sonst nett zu lesen. Danke und bist bald.


Bianca Gade
Hallo Lars,

danke, ich denke, Du hast Recht. Werde es für die kommenden Artikel berücksichtigen :)

VG Bianca