Office 365 & warum Sie Ihre Gewerkschaften und Betriebsräte nicht vergessen sollten

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Kennen Sie das auch?

Die Einführung eines großen neuen IT-Systems steht kurz bevor: Monatelang wurde konzeptioniert, vielleicht erst intern, zusammen mit der IT und den wichtigsten Abteilungen. Dann wurde in vielen Runden der passendste Dienstleister ausgesucht und weitere Analysen, Konzeptionen, Abstimmungen, Anpassungen und die Entwicklung vorgenommen. Viele Meilensteine wurden erreicht, dennoch Deadlines hier und da so verschoben, dass der anfangs kommunizierte Going-live Termin (der nun kurz bevorsteht) eng wird und die eingeplante Pufferzeit kaum noch vorhanden ist. Ach ja, und dann steht auch noch das Gespräch mit dem Betriebsrat an, um ihm ebenso das neue System vorzustellen,

…und hier stoppt dann das Projekt endgültig, …

denn wir sprechen über ein Social Intranet, und der Betriebsrat hat viele arbeitsschutzrechtliche Bedenken und Rückfragen.

Solche und ähnliche Geschichten können wir Ihnen als Social Workplace Experten viele erzählen.

Wie kann es bei der Einführung von Social Komponenten besser laufen?

Möchten Sie allerdings ein modernes Intranet mit Social Komponenten für Ihre Mitarbeiter einführen, sollten Sie schon in den ersten Überlegungen Ihren Betriebsrat mit einbeziehen. Denn meist geht es Ihnen nicht darum, moderne Technologien der Zusammenarbeit zu verhindern, sondern lediglich das „Wie“ mitzugestalten. Denn auch wenn eine Kontrolle der Mitarbeiter nicht beabsichtigt ist, so sind die Einführung solcher Tools mitbestimmungspflichtig. Drei Social Komponenten aus dem Office 365 Paket möchte ich Ihnen durch die „Brille des Betriebsrates“ etwas genauer beleuchten und zeigen, warum wir als Berater immer sofort drauf hinweisen, Ihren Betriebsrat so früh wie möglich einzubinden.

Skype for Business.

Skype kennen viele aus dem privaten Umfeld als Medium der schnellen Kommunikation, sei es im Chat, als Telefon- und Videokonferenz oder um eben mal schnell eine Datei auszutauschen. Im SharePoint und O365 ermöglicht Skype immer, die Präsenzinformationen der Kollegen und auch der Partner/ Kunden zu sehen. Dies ist besonders hilfreich, wenn ich meinen Kollegen kurz anschreiben möchte: Status grün bedeutet "hat Zeit", Status gelb/rot bedeutet, dass er gerade nicht da ist und ist der Status grau, ist er gar nicht erst angemeldet. In Dokumenten und Seiten im SharePoint können diese Statusinformationen direkt mitgegeben werden. Auf der einen Seite wird dadurch die Kommunikation vereinfacht, da man nicht mehr oft vergebens versucht, den Kollegen telefonisch zu erreichen, oder ewig auf eine Emailantwort wartet. Auf der anderen Seite geben aber gerade diese Informationen dem Betriebsrat unter Umständen zu denken, denn so lassen sich ggf. Rückschlüsse auf Arbeitsauslastungen des Mitarbeiters ziehen. Eine Einbindung des Betriebsrates hier kann helfen, diese Bedenken zu minimieren und gemeinsam eine geeignete Nutzungs- und Einführungsstrategie zu entwickeln.

Office Graph & Delve.

Delve setzt auf Office Graph auf mit dem Prinzip, bekannte Grundfunktionen von sozialen Netzen wie Facebook oder Yammer auf die Office-Welt zu übertragen.

Das auf Office 365 basierende System sammelt festgelegte Signale wie Bewertungen, Zahl der Nutzer oder Leser, Kommunikation, Vernetzungen und Ähnliches, um die Relevanz von Dokumenten zu bewerten und den Benutzern die für ihren Arbeitskontext jeweils passenden Dokumente automatisch anzubieten. Zusätzlich zu den herkömmlichen Such-Tools verfügt Delve über Benutzerprofile, die anzeigen können, wie sich Content historisch entwickelt hat. Dies ermöglicht es Anwendern zum Beispiel nach bestimmten Inhalten zu suchen, auf die andere Personen zuvor zugegriffen haben.

Manche haben das Problem bei der Vorstellung von Office Graph und Delve schon kommen sehen: Die Analyse aller Mitarbeiteraktivitäten am digitalen Arbeitsplatz kann in der deutschen Arbeitswelt zu Konflikten führen, denn ein Hauptzweck von Office Graph ist, die Wechselwirkungen zwischen Menschen und generierten Inhalten abzubilden. Hierbei werden aber nicht nur Dateien als Basis genutzt, sondern es werden auch Personen und Aktivitäten betrachtet. Somit wird die Teilnahme an einem Online-Meeting genauso berücksichtigt, wie die Häufigkeit der Skype-for-Business-Nutzung oder das persönliche Verhalten beim Empfang von E-Mails. Im Prinzip wird mit Office Graph und Delve die Verhaltensweise des Einzelnen und seines Teams betrachtet.

Für den Datenschützer besonders kritisch: Je nach Datenschutzeinstellung kann die Benutzeraktivität für andere über Delve sichtbar sein. Darüber hinaus können einige Aktivitäten - wie das Lesen eines SharePoint-Dokuments – privat (nur für mich sichtbar) sein, während andere - wie das Erstellen eines Dokuments - öffentlich sind.

Zusammen mit dem Betriebsrat muss man besprechen, wie offen diese Sichtbarkeit für das jeweilige Unternehmen sein darf.

Workplace Analytics.

„Entfesseln Sie das Potenzial Ihrer Mitarbeiter mit Workplace Analytics“ ist der Marketingslogan von Microsoft für Workplace Analytics, welcher Betriebsräte derzeit schnell aufhören lässt. Microsoft Workplace Analytics analysiert die Zusammenarbeit der Teams, damit Sie Verhaltensweisen erkennen können, die sich positiv als auch negativ auf den Gewinn Ihres Unternehmens auswirken. Es lassen sich somit die organisatorische Effizienz verbessern, arbeitsbedingter Stress und organisatorisches Chaos reduzieren. Mitarbeiter können motiviert und gebunden werden. Durch Workplace Analytics erhält man starke Einblicke darin, wie effektiv ein Unternehmen wirklich arbeitet und kann an den richtigen Schrauben drehen, um die Position des Unternehmens im Markt zu stärken.

Kritiker merken an, dass hier nun schon Tür und Tor geöffnet werden, um die kompletten innerbetrieblichen Kommunikationsbeziehungen auszuwerten. Es grüßt die gläserne Belegschaft, denn der Arbeitgeber könnte somit „Low-Performer“ sofort sichtbar machen und aussortieren. Entkräften bzw. abschwächen lässt sich allerdings diese Argumentation mit dem Wissen, dass sich auch dieses Tool anpassen lässt, sodass es Unternehmensbestimmungen und Richtlinien entsprechen kann. Sie können selbst bestimmen, was genau analysiert werden soll und behalten jederzeit die Kontrolle über die aggregierten Daten.

Auch dieses Beispiel zeigt, wie wichtig eine frühzeitige Kommunikation des Betriebsrats ist.

Als Fazit lässt sich festhalten.

Oft stagniert die Entscheidungsfindung oder die Einführung von Office 365 und Social Collaboration Tools, weil der Betriebsrat nicht ausreichend involviert ist und Aspekte wie Datenschutz, Cloud, etc. weitere Fragen aufwerfen. Die Einbindung des Betriebsrats ist deshalb in allen Phasen der Planung, Einführung und des Betriebs eines digitalen Arbeitsplatzes im Unternehmen ein essentieller Erfolgsfaktor und sollte frühzeitig bedacht und durchgeführt werden. Hierzu bietet sich an, dass der Arbeitgeber nach § 77 BetrVG mit dem Betriebsrat auch entsprechende Betriebsvereinbarungen schließt.

Projekte, bei denen Unternehmen den Betriebsrat schon von Anfang an abgeholt und einbezogen haben, waren pünktlich und sehr erfolgreich. Hier konnten in der Regel viele Social Features problemlos eingeführt werden.

Wollen Sie wissen, wie Sie Ihren Betriebsrat in Ihr Social Intranet Projekt einbinden können?

Wenn Sie nähere Informationen zu dem Thema wünschen, treten Sie gerne mit uns in Kontakt. Wir verfügen über relevante Kontakte zu Betriebsräten und Experten in Rechtsfragen, und können Ihnen hilfreiche Tipps geben, wie Sie Ihren Betriebsrat erfolgreich einbinden.

Berichten Sie uns gerne auch von Ihren Erfahrungen mit Betriebsräten. Wo lagen Hürden? Was hat sehr gut funktioniert? Wir freuen wir uns auf einen Austausch mit Ihnen.

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Enterprise 2.0 – Social Software im Unternehmen“ vom Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW) e.V.

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