Bianca Gade

SharePoint vs. Beezy: Was braucht Ihr Social Intranet?

Bianca Gade vor 12 Tagen

 

Wenn wir in unseren Change Projekten feststellen, dass der Kunde höhere Ansprüche an seine Collaboration Plattform hat als technisch derzeit mit SharePoint umsetzbar ist, dann beraten wir ihn zu Alternativen. Als Partner unterschiedlicher 3rd Party Anbieter steht dabei nicht selten Beezy in der engeren Auswahl. Wann aber stößt SharePoint an seinen Grenzen? Und wann lohnt es sich, über Beezy nachzudenken? Wir möchten Ihnen eine Entscheidungshilfe geben, um genau das für sich herauszufinden – übrigens in einer mehrteiligen Blogreihe.

Die Grenzen von SharePoint bei der digitalen Zusammenarbeit

SharePoint 2013/2016 bringt von Hause aus schon einige Funktionen mit, und viele Unternehmen sind damit gut aufgestellt. Einige dieser Collaboration-Funktionen, die die digitale Zusammenarbeit unterstützen, sind folgende:

Das kann SharePoint on-premises

  1. Newsfeed | Im Newsfeed finden usergenerierte Gespräche statt - abteilungs- und hierarchieübergreifend. Wer beispielsweise nicht weiß, wen er zu einem bestimmten Thema fragen kann, kann diese Frage im Newsfeed für alle sichtbar stellen.
  2. Likes | Ein positiver Post kann mit einem Like von Mitarbeitenden gewürdigt werden. Dies wird gerne genutzt, um zu zeigen „ich habe deinen Post gelesen“ oder als „ok“.
  3. Kommentare | Kommentare unter den Postings sind elementar für eine flexible und schnelle Abstimmung oder kontroverse Diskussion.
  4. Following | Mitarbeitende können Mitarbeitenden folgen, um vom Expertenwissen zu profitieren und sich zu vernetzen.
  5. Communities | Communities sind zumeist unterteilt in Themen, die die Mitarbeitenden verfolgen, und bei denen sie sich einbringen können.
  6. Foren | Ein Forum kann eine Alternative zu Q&A bieten, ist aber User generiert.
  7. Umfragen | Umfragen zu Orten, Zeiten, Teilnehmenden und mehr lassen sich bequem und schnell mit der Umfrage-Funktion verwirklichen.
  8. Blogs | Jeder Mitarbeitende kann seine Expertise und Erfahrungen in seinem persönlichen Weblog, auch in längeren Beiträgen teilen.
  9. Wiki | Ein Wiki ist eine Website für Gruppen, auf der die Benutzer ihre Ideen schnell erfassen und gemeinsam nutzen können, indem sie einfache Seiten erstellen und sie miteinander verknüpfen. Wikis können vielfältig eingesetzt werden: Einerseits lassen sich umfangreiche Informationen in einem Unternehmenswiki freigeben. Andererseits lassen sich Teamwebsites als Wiki nutzen, um Gedanken zu einem Projekt schnell zu erfassen und daran zu arbeiten.
  10. Teamsites | Auf einer SharePoint-Teamwebsite sind Informationen und Apps übersichtlich dargestellt. Unter anderem können auf Teamwebsites Dateien gespeichert und bearbeitet werden. Auch Listen mit Informationen lassen sich erstellen und verwalten.

Das kann SharePoint Online

  1. Yammer | Yammer ist die Microblogging-Funktion, mit der Mitarbeitende kürzere Nachrichten verfassen können. Viele Features ergänzen diese Funktion: Sie können Gruppen bilden, Likes vergeben, Unternehmensnachrichten posten und vieles mehr.
  2. Groups | Office 365 Groups greifen auf unterschiedliche Dienste zu und bieten deren für die Zusammenarbeit wichtigen Komponenten einer Gruppe von Personen an. Eine Gruppe von Personen, beispielsweise in einem Projekt, haben in einer Group die Möglichkeit, Kalender, Mailboxen, Teamsites, Notizen, Kontaktfinfos (Skype) und Microblogging in einem separaten, digitalen Raum zu nutzen.
  3. Teams | Teams basiert zu 100 % auf Office 365 Groups und ergänzt das Portfolio zusätzlich um Chatfunktionen. Anders als in Skype, bleiben in Microsoft Teams Chats über Dokumente und andere Inhalte erhalten und verschwinden nicht. Viele Anwendungen haben mittlerweile eine Teams-Integration. Darüber hinaus gibt es für Teams eigene Apps fürs Smartphone.

Was kann SharePoint nicht?

SharePoint 2013/2016 hat von Hause aus also schon sehr viele nützliche Features und trotzdem fehlt etwas Entscheidendes: Angenommen, Sie laden ein Dokument auf einer Teamsite hoch oder nehmen anderweitig Änderungen in Inhalten vor, so werden diese nicht automatisch im Microblog oder Newsfeed auftauchen. Das bedeutet, dass sich Nutzer von Feature zu Feature klicken müssen, um Informationen zu erhalten und sowohl Inhalte als auch Diskussionen manuell zusammenzuführen. Das kann schnell unübersichtlich werden, erst recht, wenn es im Unternehmen keine stringenten Anweisungen gibt, wer wo was notiert, ablegt und diskutiert wird. Und auch Anweisungen müssen kontrolliert werden – oft ein schwieriges Unterfangen. Zusammengefasst fehlt in SharePoint 2013/2016 die Interaktion der Komponenten. Für das Unternehmen mit hohem Anspruch bedeutet es, eine Plattform zu finden, die Inhalte in den Kontext stellt und den KollegInnen im abgesteckten Rahmen und ohne Administrator Einstellungen vornehmen lässt. Wenn Sie zu einem dieser Unternehmen gehören, könnte Beezy das Richtige für Sie sein.

Was ist Beezy, und wann wird der Social Layer eingesetzt?

Damit eine Digital Collaboration Plattform mit all ihren Features weniger komplex und besser aufeinander abgestimmt sind , gibt es Social Layer wie Beezy. Einen Kontext zwischen den Inhalten herzustellen war für netmedia der Grund, eine feste Partnerschaft mit Beezy einzugehen. Übrigens funktioniert dies nicht nur hervorragend am Desktop, sondern selbstverständlich auch mobil.

Ihr Weg heißt Mobile First? Mit Beezy problemlos umsetzbar.

Ihr Weg heißt Mobile First? Mit Beezy problemlos umsetzbar.

Beezys vier Säulen

Der grundsätzliche Aufbau von Beezy gestaltet sich über vier Säulen: Kollaboration, Kommunikation, Wissen und Prozesse:

Die 4 Säulen von Beezy

Die 4 Säulen von Beezy

Kollaboration

Fokus hierbei ist die Vernetzung der Teams an derselben Stelle: Egal ob im Newsfeed, der Sharebox, den Communities, im Kalender oder weiteren Komponenten. Wichtig ist, dass sich alle über jedes Feature hinweg informieren lassen können. Weiterer Benefit: auch mobil lässt sich über eine App digital effektiv Zusammenarbeiten.

Kollaboration mit Beezy

Kollaboration mit Beezy

Kommunikation

Beezy will Engagement fördern. Mit Social News (Beezy Stories) lassen sich sowohl Unternehmensinformationen streuen als auch analysieren. Auch sind Announcements und individuelle Seiten für einzelne Standorte möglich, die sich nahtlos in das Corporate Design eingliedern - mobil und für den Desktop.

Kommunikation mit Beezy

Kommunikation mit Beezy

Wissen

In Knowledge Centers kann man Wissen mit Tagging, Videos und Dokumenten speichern und mit allen Kollaborationsmöglichkeiten teilen. Denn Wissen soll nicht nur von einem aufgebaut werden, sondern geschieht vor allem auch durch den Austausch. Um implizites Wissen sichtbar(er) zu machen, besteht mit Beezy die Möglichkeit, dass sich KollegInnen Kompetenzen zuweisen können und so besser innerhalb eines Expertennetzwerks auffindbar sind.

Wissensmanagement mit Beezy

Wissensmanagement mit Beezy

Prozesse

SharePoint kann und soll keine Prozesse komplett ersetzen, die bereits von anderen Applikationen und Lösungen wie einem CRM, Betriebssystem etc. abgebildet sind. Beezy will als Enterprise Collaboration Solution diese Systeme und Prozesse jedoch in den Kontext bringen. Hierfür stehen AdIns und Konnektoren zur Verfügung, die Systemaktivitäten und Workflows in die Feeds bringen. Beispielsweise können Bots Content in Communities generieren und auch das Microsoftumfeld ist u. a. mit Outlook und Skype integriert.

Prozessunterstützung mit Beezy - zum Beispiel mit Bots

Prozessunterstützung mit Beezy - zum Beispiel mit Bots

Fazit

Natürlich gehört noch mehr zu einer Entscheidungsfindung als eine Auflistung an Features. Wir hoffen jedoch, Ihnen einen kleinen Überblick darüber geben zu können, wann für Sie ein guter Zeitpunkt sein kann, über einen Social Layer nachzudenken. Falls Sie sich noch nicht sicher sind, welche Anforderungen die Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen genau haben, helfen wir gerne weiter: unsere BeraterInnen können Sie darin unterstützen, die individuellen Bedarfe interner Anwendergruppen zu identifizieren, um Ihnen eine solide Entscheidungsgrundlage zu ermöglichen. Sprechen Sie uns einfach darauf an.

Noch mehr zu Beezy: Wie es weiter geht

Im nächsten Beitrag zeigen wir Ihnen, wie die Beezy Funktionen auf Ihre Digital Transformation Strategie einzahlen. Bleiben Sie auf dem Laufenden, indem Sie unseren Blog abonnieren oder uns auf Twitter und/oder Facebook folgen.