Tobias Mitter

Verbesserte Rezeptur – Das Intranet der Zukunft

Tobias Mitter am 13. April 2010

 

Intranets bieten Nutzern heute mehr denn je: Integrierte Anwendungen, Personalisierung und neuerdings soziale Funktionen. Und die Startseite erfüllt mehr das Portalversprechen als je zuvor: Elemente lassen sich ab- und anschalten, mit Filtern versehen und sogar verschieben. Das Ziel: Jeder Mitarbeiter soll sich „seine“ Startseite erstellen können, um so produktiv wie möglich arbeiten zu können.

Warum sind die Mitarbeiter dafür in der Praxis so selten dankbar? Warum sind sie mit ihrem Intranet dennoch häufig unzufrieden? Studien decken den ersten Grund dafür auf: Nur 10% – 30% der Intranetnutzer (ergo Mitarbeiter) passen Intranets ihren persönlichen Bedürfnisse an. Der Rest gibt an: „Das dauert mir zu lange“.

Der zweite Grund: Viele Intranet-Startseiten sind mittlerweile so komplex, dass sie abschrecken statt weiterzuhelfen. Für Mitarbeiter relevante Elemente sind nicht deutlich vor weniger wichtigen Elementen gestellt.

Für ein erfolgreiches Intranetprojekt bedeutet dies, dass es so gebaut sein muss, dass es für den Großteil der Mitarbeiter direkt funktioniert. Die Ausrede „das kann sich der Nutzer ja noch anders zusammenstellen“ gilt nicht.

Meine Überzeugung ist, dass ein Intranet „erfolgreich“ im Sinne des Unternehmens ist, wenn (Wissens-)Mitarbeiter effizient und mit Spaß an der Arbeit ihre Aufgaben erledigen können. Damit sie dies können, muss der Wettbewerbsvorteil des Kaffeeküchen-Gesprächs analog im Intranet funktionieren. (Link auf passenden Social Workplace Blogbeitrag) Dies hat die Enterprise 2.0 Bewegung erkannt und Unternehmen setzen dies (oftmals halbherzig) in Intranets bereits um.

Was bedeutet das für die Startseite im Intranet der Zukunft, wenn diese „einfach“ und „tauglich für alle“ sein soll? Rückblickend auf unterschiedlichste Intranetprojekten bleiben zwei wesentliche Mitarbeiterinteressen hängen: „Wo finde ich X?“ und „Was gibt es Neues?“. Gerade Letztgenanntes ist im Unternehmensfeld einen zweiten Blick wert.

Das Mitarbeiterinteresse „Was gibt es Neues?“ geht dabei in zwei Richtungen:

  • Neues für die täglichen Aufgaben des MitarbeitersMuss der Mitarbeiter gesehen haben, vergleichbar mit dem Email-Posteingang.
  • Neues aus der Intranet-KaffeekücheNachrichten und Infos für den Mitarbeiter von Kollegen aus seinem/ihrem beruflichen Netzwerk, vergleichbar mit Facebook, Twitter.

Weiter gedacht bedeutet dies, dass eine Intranetstartseite nicht mehr als drei Hauptelemente braucht, um für nahezu alle Mitarbeiter zu passen.

1. Suche

Eine umfassende Intranetsuche alle Intranetinhalte (Profile & Unternehmensadressbuch, Dokumente, Intranetseiten, soziale Inhalte wie Wikis, Blogs, …)

2. Für meine Arbeit
Nachrichten aus persönlichen Anwendungen/Gruppen wie den neuen Kommentar eines Kollegen an einem vom Mitarbeiter erstellten Dokument, eine neue Bewertung eines Lieferanten für einen Einkäufer oder die Kostenüberschreitung bei einem Projekt für einen Controlling-Mitarbeiter.

3. Aus meinem Netzwerk

Mitteilungen von Kollegen aus dem persönlichen Netzwerk oder aus Projektgruppen. Hier kann in Kauf genommen werden auch mal eine Nachricht nicht zu sehen: Wieder in Analogie zur Kaffeeküche: In meinem Urlaub verpasse ich hier auch Gespräche.

Darüber hinaus wird es je nach Arbeitsumfeld und Intranethistorie ihres Unternehmens noch weitere Widgets für die Startseite geben, die sich nicht alle direkt abschaffen lassen. Es hilft jedoch dem Unternehmen als auch den Mitarbeitern ungemein sich im Klaren darüber zu sein was beim Einstieg in das Intranet wichtig ist und was nicht. Ihnen werden sich darüber ganz neue Perspektiven eröffnen.

Haben Sie andere Erfahrungen gemacht? Posten Sie doch einen Kommentare, twittern Sie oder schreiben Sie eine Email.

 

Kommentare

Tobias Dreyschultze
Die Mischung ist sicherlich ein entscheidender Faktor, um eine solche Plattform erfolgreich zu platzieren. Die Unternehmung hat natürlich großes Interesse über diesen Kommunikationskanal Corporate Informationen zu vermitteln. Auf der anderen Seite müssen die Informationen angezeigt werden, die dem aktuellen Mitarbeiterprofil entsprechen. Wichtig ist vor allem, dass das Unternehmen seine Mitarbeiter “abholt”. Dem Mitarbeiter muss es einfach und angenehm gestaltet werden die neuen Möglichkeiten zu nutzen.


Bianca Gade

Genau dieser Ansicht sind wir auch. Wie Sie treffend formulieren: Der Mitarbeiter muss abgeholt werden. Es ist nicht zielführend, einfach nur eine Software einzuführen, viel mehr sollte davor ermittelt werden, welche Prozesse unterstützt werden sollen und auch, wie die Mitarbeiter zusammen arbeiten (Analyse der Unternehmenskultur). Andernfalls riskiert man, dass die schönste Implementierung nicht akzeptiert wird.

Vielen Dank für Ihr Feedback!
Bianca Gade