Bastian Wilkat

Yammer und SharePoint parallel nutzen: Welche Strukturen und Konventionen nötig sind

Bastian Wilkat am 27. März 2015

 

netmedia unterstützt Digitalisierungsspezialisten beim Launch von Yammer. Das Projekt wird in diesem Artikel vorgestellt.

Die CCS Content Conversion Specialists GmbH ist Softwarespezialist für digitale Bibliotheken und Archive, digitale Pressespiegel und Medienbeobachtung. Mit ihren Produkten gehört das Hamburger Unternehmen mit Standorten in den USA und Rumänien zur Weltspitze. 

Die Unternehmenskultur der CCS ist von Offenheit und Austausch geprägt. Die bisherigen Zusammenarbeits- und Kommunikationswerkzeuge sind jedoch in den vergangenen Monaten immer mehr an ihre Grenzen gekommen: Gruppenchats in Skype können nicht archiviert werden, Expertise von Kollegen ist teilweise nicht transparent und E-Mail-Postfächer sind längst als Informationsgräber identifiziert. Um schneller und transparenter zu arbeiten, testeten CCS vergangenes Jahr die Plattform Yammer. Den Beteiligten war früh klar, dass die Reise in die richtige Richtung geht.  

Vor dem offiziellen Start von Yammer gab es jedoch einige offenen Fragen - insbesondere vor dem Hintergrund, dass CCS im Lauf des Jahres auch von SharePoint2010 auf SharePoint2013 für Dokumente und Projektgruppen wechseln möchte: Wo legen wir Dokumente ab und bearbeiten sie? Soll jeder von uns nun zwei Profile pflegen? Iwelcher Situation soll welches Kommunikationsmedium genutzt werden? Nutzen wir eine Plattform "exklusiv", oder welche ist jeweils "führend"? Wie stellen wir sicher, dass jeder mit Yammer klar kommt, und den Nutzen für sich sieht? Zu diesem Zeitpunkt im Projekt sind wir als Beratungspartner dazugekommen. 

Virtuell und vor Ort haben wir CCS bei der Erstellung von Tool-Policies, einer Checkliste für neue Nutzer, sowie einem How-To-Guide unterstützt. Dabei ging es nicht darum, einfach zu beschreiben, wie etwas genutzt wird. Die erfolgskritischen Aspekte bei der Einführung von sozialer Software wie Yammer (oder auch JIVE, Just, IBM Connections usw.), sind die Festlegung von Strukturen & Konventionen.  

Konkret: Wie strukturiert man Gruppen: Nach bestehenden Abteilungen oder nach Themen? Was bedeutet es wenn jemand "Like" drückt: Eine bloße Zustimmung oder ist es ein "Call-to-action"? Welches Follower-Konzept verwendet man, um für sich relevante Daten zu erhalten: Folgt man Themen/Hashtagseinzelnen Personen oder einer Mischform von beidem? Für alle diese Fragen haben wir Antworten erarbeitet -- pragmatisch, kollektiv sinnvoll und individuell verständlich. 

Am 27.02.2015 konnte CCS mit Yammer starten 

Bereits nach zwei Wochen sieht die Zwischenbilanz sehr gut aus. Projektleiterin Franziska Olbricht (CCS) sagt: "Der Yammer-Run ist ungebrochen." Das freut uns sehr. Der CCS weiterhin gute Vernetzung! 

Kennen Sie die geschilderten Herausforderungen? Dann kommentieren Sie diesen Artikel - wir sind gespannt.